Tão importante para uma empresa quanto os seus lucros é o controle eficiente de gastos. De nada adianta ter um ótimo produto, excelente vendas, se as despesas forem altas e consumirem boa parte dos ganhos. Confira 11 pontos que irão contribuir para um consumo equilibrado em seu negócio.

1. Como anda o consumo de papel em sua empresa?

Um dos grandes vilões do consumo é a falta de controle. Para evitar isso, organize uma planilha com todos os itens utilizados pelos departamentos, assim como as quantidades e os valores. Assim, será possível identificar onde estarão os maiores gastos, para que possam ser tomadas as medidas necessárias. Por exemplo: se for identificado um grande volume de impressões, será possível adotar um programa de conscientização da equipe.

Algumas ações que auxiliam na economia:

    dar preferência ao envio de arquivos digitais, imprimindo somente o indispensável;
    ao imprimir materiais internos, utilizar a frente e o verso do papel;
    folhas impressas em um dos lados, que não serão mais usadas, podem servir como rascunho;
    verificar se a impressora que está sendo utilizada é, de fato, a mais econômica – algumas têm custo baixo, mas insumos (cartuchos ou toners), com valores elevados. E são eles que serão consumidos, com freqüência, por anos. Fique de olho, pois, às vezes, uma impressora mais cara, com insumos mais baratos, representa maior economia em longo prazo!

2. Energia elétrica: como reduzir, ao máximo, esse consumo indispensável nos dias de hoje

Computador, ar-condicionado, projetores, copiadoras e a infinidade de aparelhos elétricos indispensáveis ao bom funcionamento do seu negócio são também os principais vilões consumo de energia. Mas, com ajuda e conscientização dos funcionários, é possível reduzir os gastos significativamente.

Algumas dicas de como economizar:

    aparelhos que não estejam em uso – durante a hora de almoço, à noite, nos feriados e finais de semana, por exemplo – devem ficar desligados da tomada. Mesmo no modo stand by, eles consomem energia;
    ao sair do recinto, desligue a luz. Uma forma de tornar esta economia automática é através de sensores de movimento. As luzes desligam automaticamente, dispensando que as pessoas necessitem se lembrar de apagá-las;
    abuse da luz solar. Quanto mais puder aproveitá-la, maior a economia;
    use o ar-condicionado com moderação. Quando possível, deixe as janelas abertas para que o ar circule, contribuindo para a saúde de todos.

3. Telefone e internet: como reduzir os gastos desses recursos fundamentais para o dia a dia da empresa?

Voltando à planilha que citamos acima, tendo uma visão clara de quanto se consome de cada item, fica mais fácil saber como e onde economizar. Por exemplo: se sua empresa realiza muitas ligações para telefones celulares, o ideal é um plano que traga benefícios, como uma boa franquia de ligações ou que permita fazer ligações ilimitadas para celular. Muitas vezes, a empresa paga caro pelo serviço de telefonia sem nem utilizar muitos dos recursos. Avalie bem a necessidade para encontrar a melhor solução.

Tanto para telefonia como para internet, as ofertas, devido à forte concorrência, beneficiam o cliente (em especial, nos planos corporativos).

Compare para que você possa fazer uma boa escolha!

4. Descartáveis

Apesar de um custo baixo, os descartáveis (copos de água e café), multiplicados pelo número de funcionários e de vezes que são utilizados, ao final do mês, representam um gasto significativo para a empresa. Estimule os funcionários a usarem copo ou caneca de vidro ou porcelana. Presenteie-os com um desses utensílios!

5. Qual o custo de uma demissão ou contratação?

Contratar ou demitir um funcionário implica vários gastos para a empresa, seja com treinamento, em caso de contratação, ou aviso prévio e todos os direitos trabalhistas, em caso de demissão.

Num momento em que as contas da empresa estão apertadas, por exemplo, é preciso avaliar se uma contratação é realmente indispensável, se pode esperar até que as contas estejam mais equilibradas ou se realmente virá para incrementar as vendas e ajudar no momento financeiro da empresa.

Em caso de demissão, vale a pena verificar a possibilidade de dar uma nova chance ao funcionário diante de um melhor acompanhamento, pois, algumas vezes, pode sair mais barato mantê-lo do que substituí-lo. Outras, pode valer mais a pena terceirizar. Tudo isso deve ser considerado, avaliado caso a caso e planejado com antecipação, para não pesar no orçamento.

6. Como anda o registro de contas a pagar e a receber?

É fundamental para a empresa ter todas as contas a pagar e a receber bem organizadas, com seus devidos prazos (o que é à vista, a prazo, cartão, etc). Somente assim é possível fazer o controle do fluxo de caixa. Muitas acabam falindo por não terem um fluxo de caixa equilibrado e não conseguirem, num determinado momento, arcar com as contas nos prazos necessários.

7. E o DRE da sua empresa? Com qual frequência ele é feito?

DRE é o Demonstrativo de Resultados do Exercício. Através dele, é possível calcular o ponto de equilíbrio da empresa, o lucro e a margem. Ele deve ser elaborado mensalmente e um consolidado por trimestre ou anual. Com base nos dados fornecidos, metas e novas estratégias poderão ser aplicadas com maior assertividade e segurança.

8. Você sabe calcular bem seu estoque?

Um estoque cheio, com pouca rotatividade, representa prejuízo para a empresa que tem gastos para armazená-lo - sem contar a deterioração que ele sofre com o passar do tempo, podendo até ter que ser descartado. Por isso é tão importante ter um bom controle das compras, diante da demanda da empresa. Mais uma vez, ter tudo registrado e organizado através de uma planilha de consumo da empresa auxiliará na visão estratégica para a manutenção dos estoques. Hoje já existem softwares que auxiliam neste controle, evitando compras desnecessárias ou no momento errado.

9. O regime de tributação da sua empresa é o mais vantajoso?

Diante dos grandes custos com impostos e tributos, é fundamental que a empresa saiba escolher corretamente o melhor regime de tributação. Algumas vezes, a simples mudança de tributação já traz uma boa economia em impostos. Seu contador ou uma consultoria especializada poderão indicar a melhor escolha, de acordo com o perfil do seu negócio.

10. Aproveite os benefícios da automação

Hoje, com a internet, é possível agilizar e automatizar muitos processos, o que significa ganho de tempo e dinheiro para sua empresa.

Algumas ferramentas que podem contribuir para sua economia:

    Trello: aplicativo que permite o gerenciamento de projetos e equipes;
    Mailchimp: ferramenta de e-mail mkt para criação de campanhas;
    Google Drive: ferramenta que permite o compartilhamento de planilhas, apresentações, textos, etc, com toda a equipe de forma fácil, rápida e gratuita;
    Slack: sistema de comunicação em tempo real com toda a equipe;
    Appear.in: ferramenta para fazer videoconferências.

11. Deixe aberto um espaço para ideias

Não há ninguém melhor do que sua equipe, que conhece a rotina, as necessidades e os pontos fracos, para sugerir melhorias no processo da empresa. Para isso, deixe um espaço que possibilite a seus funcionários registrarem suas ideias e opiniões. Você pode se surpreender com os resultados. Experimente!

Referências:

https://blog.contaazul.com/como-reduzir-despesas-empresa/

https://exame.abril.com.br/pme/10-passos-para-reduzir-gastos-desnecessar...

https://enotas.com.br/blog/reduzir-custos-na-sua-empresa/