Na hora de organizar os documentos de sua empresa, é preciso ficar atento aos prazos exigidos para o armazenamento de cada um deles. Em geral, os principais são relativos a tributos - guias de recolhimento, notas e livros fiscais, documentos contábeis, declarações entregues ao Fisco; comprovantes trabalhistas, contratos de trabalho, livros ou fichas de registros e recibos de salários. Guardá-los pelo prazo médio de cinco anos é uma ação preventiva a prejuízos futuros, mas, em alguns casos, pode ser necessário um prazo ainda maior, como em relação a folhas de pagamentos e registros eletrônicos, que exigem dez anos, e, para documentos relativos ao Fundo de Garantia pelo Tempo de Serviço (FGTS), 30 anos.

Existe ainda a necessidade de guardar comprovações por tempo indeterminado, como nos casos de contratos de trabalho e livros de empregados, devido à concessão de benefícios previdenciários, exigência desnecessária para empresas obrigadas a enviar informações ao e-Social.

Se a empresa se desfizer dos documentos no período estabelecido, ela corre o risco de recolher novamente um tributo ou ser multada por não apresentar o comprovante à fiscalização. 

Vale lembrar que a ausência de determinados documentos pode, ainda, dificultar a defesa em alguma fiscalização ou processo judicial, seja fiscal ou trabalhista. Portanto, fique atento aos prazos a seguir:

 DOCUMENTOS TRIBUTÁRIOS - 5 ANOS

- Imposto de Renda (IR).

- Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL).

- Programa de Integração Social (PIS).

- Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins).

- Simples Nacional.

- Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos.

- Livros fiscais e contábeis.

- Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil.

- Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf.

- Declaração de Ajuste Anual - declaração e comprovantes de lançamentos.

DOCUMENTOS TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIOS - 30 ANOS

- Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP).

- Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).

10 ANOS

- Folha de pagamento.

- Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários.

5 ANOS

- Contribuição Previdenciária (GPS).

- Contribuição Sindical (GRCSU)

- Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto.

- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged).

- Relação Anual de Informações Sociais (Rais).

2 ANOS

- Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio.

PRAZO INDETERMINADO

- Contrato de Trabalho.

- Livro ou ficha de registro de empregado.

ORGANIZADO NAS NUVENS

O mundo digital já nos permite uma organização eficiente e de fácil acesso a qualquer tempo, facilitando localizar quaisquer documentos no menor tempo possível. A dica é escanear e organizar toda a documentação e seus comprovantes em arquivos digitais (pendrives ou HDs externos) e em plataformas de armazenamento na nuvem.

Livros e os documentos fiscais armazenados em meio eletrônico, ótico ou equivalente, possuem o mesmo valor comprobatório do original em procedimentos de fiscalização. Entretanto, é importante que o empresário se assegure da guarda dos arquivos digitais durante um período, mantendo uma cópia de segurança e consultando o entendimento dos fiscos estadual e municipal antes de se desfazer dos documentos físicos.