Você sabe o que é o eSocial? 

Aproveitando todos os recursos tecnológicos e a grande informatização do nosso momento, o Governo Federal unificou, em um sistema, a coleta de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, integrando Ministério do Trabalho, Caixa Econômica, Secretaria de Previdência, INSS e Receita Federal. Desta forma, a partir do eSocial, as empresas passam a informar ao governo, de forma integrada, todas as informações referentes aos seus funcionários, tais como:

- folha de pagamento;

- vínculos;

- contribuições previdenciárias;

- comunicados - como acidente de trabalho, por exemplo;

- aviso prévio;

- escriturações fiscais;

- informações sobre FGTS.

Através deste sistema de registro simplificado e informatizado, o governo pretende facilitar para as empresas a administração das informações dos seus funcionários, além de reduzir custos e tempo na hora de executar obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Esta iniciativa substituirá a prestação de contas de 15 informações da empresa (como GFIP, RAIS, CAGED e DIRF) por apenas uma, eliminando o envio de informações repetidas para órgãos diferentes, reduzindo a burocracia e aumentando a produtividade. 

Quando ele entra em vigor?

Para as grandes empresas (faturamento acima de R$ 78 milhões), o processo de cadastro teve início em janeiro deste ano. Em março, foram registrados os dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas, para os casos de eventos não periódicos (como admissões, afastamentos e desligamentos). Em maio, teve início o registro das folhas de pagamento. Em julho, acontecerá a substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada. Em janeiro de 2019, serão cadastrados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Para as demais empresas, o cadastro dos empregadores acontecerá em julho de 2018. Em setembro, deverão ser registrados os dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas, para os casos de eventos não periódicos. Em novembro, terá início o registro das folhas de pagamento. Em janeiro de 2019, acontecerá a substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada e serão cadastrados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Para os órgãos públicos, o cadastro dos empregadores acontecerá em janeiro de 2019. Em março, deverão ser registrados os dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas, para os casos de eventos não periódicos. Em maio, terá início o registro das folhas de pagamento. Em julho, acontecerá a substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada e serão cadastrados os dados de segurança e saúde do trabalhador. 

Como o eSocial funcionará?

Todas as empresas, independentemente de porte, deverão registrar seus dados na plataforma do eSocial para envio ao Governo Federal. Estão dispensados somente os microempreendedores que trabalhem sozinhos, sem funcionários.

Sua empresa está preparada?

Na fase de transição, é muito importante que você verifique alguns pontos para perceber se a sua empresa está realmente preparada para as mudanças. O primeiro é a gestão de pessoas: como ela é feita? Você já conta com algum programa eficiente de gestão? Já verificou se o sistema que utiliza está apto a fazer a transferência de dados pelo WebService, para agilizar o processo?

Será preciso também preparar o departamento de pessoal da sua empresa. Seus funcionários deverão estar cientes de todas as mudanças, de como preencher adequadamente os dados e conhecer a fundo o funcionamento da plataforma. Cursos, palestras ou mesmo treinamentos on-line são importantes para dar a eles todo o suporte necessário para que estejam aptos a lidar com o sistema.

Um ponto fundamental é a regularização do cadastro dos seus funcionários, pois os dados deles deverão coincidir com a base de dados do CPF e CNIS. No portal do eSocial, há uma ferramenta gratuita disponibilizada pela Receita Federal que permite esta conferência. É indispensável que sua empresa faça essa checagem o quanto antes, pois, se houver qualquer divergência, será necessário corrigi-la antes de enviar ao eSocial.

Revise também as informações previdenciárias e de cálculo trabalhista dos seus funcionários e verifique se estão alinhadas com a prática atual.

Fique muito atento aos prazos e conscientize seus clientes disso, pois, com o eSocial, não será mais possível o envio de informações com atraso.

Já é possível utilizar a plataforma em ambiente de teste. Esta é uma excelente maneira da sua empresa ir se familiarizando com o sistema antes da obrigatoriedade. 

Fontes:

https://www.gazetadopovo.com.br/economia/livre-iniciativa/empreender/como-preparar-sua-empresa-para-entrar-no-esocial-889dadh1jyrborsz8kku3dyae
http://sped.rfb.gov.br