É muito importante para a empresa estar sempre atenta a todas as normas que envolvem a legislação trabalhista, para que seja possível tomar as medidas preventivas necessárias não só para preservar a imagem no mercado, mas para reduzir gastos desnecessários e primar pelo bom relacionamento com a equipe.

Como o RH pode atuar de forma preventiva?

O setor de RH, que está diretamente envolvido na rotina dos funcionários, deve estar sempre atento às reclamações trabalhistas para criar processos que reduzam as ações e adéquem as práticas da empresa que não estejam de acordo com a legislação vigente.

Principais medidas a serem tomadas pela empresa:

- atualização constante sobre a legislação trabalhista;

- capacitação da equipe de RH;

- revisão frequente dos processos de trabalho, como cálculos de verbas trabalhistas gerados pelos sistemas de folhas de pagamento e tratamento do ponto.

E se, tomadas as precauções necessárias, minha empresa sofrer um auto de infração trabalhista, o que fazer?

Antes de tudo, entenda as etapas envolvidas em uma fiscalização trabalhista:

Emissão do auto de infração

Emitido pelo auditor fiscal do trabalho, este documento descreve as infrações cometidas à legislação trabalhista. Pode ser usado como defesa, por parte do empregador, caso ele não concorde com o motivo que deu origem ao auto de infração.

Ele pode ser enviado:

- via postal;

- pessoalmente, durante a fiscalização, pelo Auditor Fiscal do Trabalho;

- por edital, quando há recusa de recebimento.

Processo administrativo

A partir do momento em que o Auto de Infração é expedido, inicia-se o processo administrativo (conforme portaria MTE 854 de 25/06/2015, em que constam todas as formalidades que devem a serem cumpridas).

Defesa

No caso de discordar da ação, a empresa pode apresentar uma defesa. Conforme o art. 24 da portaria 854, os prazos são considerados a partir da data oficial da entrega, excluindo o início e incluindo o dia do vencimento. A defesa será encaminhada para análise e, caso seja indeferida, o empregador será notificado para que faça o recolhimento dos valores em até dez dias, com redução de 50%, ou, caso decida, recorra da decisão.

Considera-se prorrogado o prazo até o primeiro dia útil seguinte da data de vencimento, se esta cair em dia sem expediente ou com encerramento antes do horário normal. Os prazos processuais somente são suspensos por motivo de força maior devidamente comprovado.

Valores

Não é o Auditor Fiscal do Trabalho quem calcula o valor das infrações, mas o setor próprio, e a decisão final é apresentada pela autoridade regional ou por um servidor.

Os valores das multas estão previstos na CLT e nas demais leis (FGTS, contribuição social, CAGED, RAIS, doméstica, PCD, aprendizagem, entre outras).

O que define os valores mínimos e máximos é o número de trabalhadores e o capital registrado na Receita Federal. Algumas infrações são calculadas de acordo com o número de trabalhadores prejudicados e outras, não. Podem ser aplicados em dobro, no caso de embaraço, resistência, desacato ou reincidência. Todas as quantias estão expostas na tabela das multas de valor variável e fixo, aplicadas pelo Ministério do Trabalho e Emprego.

Reincidência

Fique sempre atento a quais fiscalizações sua empresa já recebeu, para que não haja infrações recorrentes. O empregador e a área de RH são os responsáveis por tomar medidas que garantam que rotinas, processos e cálculos estejam de acordo e acompanhar sempre a legislação vigente e o e-Social. 

Além das multas, há também o Termo de Ajuste de Conduta (TAC).
Você conhece?

Trata-se de um documento utilizado pelos órgãos públicos, neste caso, pelo Ministério do Trabalho, através do qual a empresa se compromete a ajustar a conduta considerada ilegal e passa a cumprir a legislação trabalhista.

Este termo não isenta o estabelecimento do pagamento das multas. Além de pagar, terá o compromisso, junto ao fisco, de ajustar a sua conduta para não cometer as infrações novamente.

As implicações para empresas que não cumpram a legislação não são poucas. Por isso fique atento aos processos do seu negócio e verifique constantemente, junto ao RH, se estão de acordo com a legislação vigente, a fim de evitar complicações e gastos desnecessários.

Referências: https://www.metadados.com.br/blog/multas-trabalhistas-saiba-o-que-sao-e-como-ficar-longe-delas/

http://www.guiatrabalhista.com.br/guia/multas.htm