Qual é o impacto que ela exerce e como administrá-la da melhor forma?

É de extrema importância para vida financeira saudável da empresa o conhecimento e acompanhamento do quanto a folha de pagamento representa no orçamento geral. A folha de pagamento é o documento em que são registradas todas as informações relativas a salários, descontos, bônus, dias trabalhados, faltas, cargo, horas extras realizadas pelo funcionário. O objetivo é organizar e registrar valores referentes a remunerações, com os devidos descontos e acréscimos, com validade legal para comprovação de renda e atividade remunerada. Esse documento tem função contábil e fiscal, além de grande importância operacional.

Para o governo, a folha de pagamento funciona como um comprovante das arrecadações de verbas trabalhistas, além de ser um importante instrumento para fiscalizar possíveis irregularidades. Já para a empresa, ela é fundamental para levantamento de dados e controle financeiro.

Segundo especialistas, estabelecimentos de serviços, por lidarem com um quadro maior de funcionários, tendem a ter uma folha de pagamento maior, chegando a passar de 20% do valor da receita, enquanto que, em estabelecimentos comerciais, a porcentagem varia entre 10 e 15%, conforme a margem de preço dos produtos comercializados, demandas de mercado, etc. Empresas mais modernas, com mais recursos tecnológicos substituindo a mão de obra terão gastos menores neste sentido.

Seja qual for o tipo de negócio, o cuidado em acompanhar os dados mensalmente é fundamental, pois mudanças poderão indicar que a empresa está inchando ou as vendas estão caindo.

Do que é composta a sua folha de pagamento

A folha de pagamento abrange dois itens: encargos e benefícios, além de salários. Entenda a diferença:

Encargos

- taxas legais e obrigatórias pagas pela empresa diretamente ao funcionário: férias, adicional de férias, 13º salário, hora extra, adicional noturno, insalubridade, licenças, entre outros.

- e demais valores que não vão direto para o funcionário, mas fazem parte dos compromissos obrigatórios da empresa, como INSS e FGTS.

Benefícios

- valores adicionais que a empresa oferece aos funcionários em caráter motivacional, de engajamento ou por mérito: vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde, bolsa de estudos, bônus, 14º salário etc.

Também fazem parte da Folha de Pagamento outras obrigações legais, que, se não forem cumpridas, geram multas: CAGED, GPS, GFIP, GRRF, IRRF, RAIS, DIRF e contribuições sindicais.

Como administrar os dados da folha de pagamento

Para administrar da melhor forma o volume de dados que, conforme o tamanho e número de funcionários, podem ser bem extensos, existem hoje no mercado os sistemas para gestão de pessoas, através dos quais o gestor pode ter acesso a todos os dados em um mesmo ambiente. Esse tipo de sistema recebe as informações sobre os funcionários e, a partir da automatização de processos, os dados ficam sincronizados, permitindo acesso em tempo real. Assim, por exemplo, o Diretor Administrativo tem, de forma fácil e prática, todas as informações necessárias para tomar decisões com mais agilidade e maior assertividade.

Sem a visão macro dos dados em tempo real, é muito mais difícil gerenciar processos e itens fundamentais, como falhas ou custos de novos projetos, o que poderá até inviabilizar o negócio. Outra facilidade que alguns sistemas oferecem é indicar e alertar a empresa de seus compromissos, de acordo com a legislação.

Através dos sistemas de gestão, é possível ter toda a base necessária para realizar as provisões para os próximos meses, precavendo a gestão de custos, variações não esperadas, mudanças nas leis trabalhistas e, ainda, avaliar o ROI e entender os resultados das decisões tomadas.

Referências:

https://www.lg.com.br/blog/voce-entende-a-importancia-da-folha-de-pagamento-para-a-sua-empresa/

https://www.metadados.com.br/blog/quanto-folha-de-pagamento-impacta-no-orcamento-da-sua-empresa/